Wie ist der allgemeine Ablauf?

·         Der Arbeitnehmer wird vom Arzt krankgeschrieben.

·         Der Arzt meldet am selben Tag per Datenübertragung der Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeit.

·         Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) mitteilen, dass er erkrankt ist und nicht zur Arbeit kommt, z. B. per Telefon, E-Mail bzw. entsprechend den betrieblichen Regelungen (Diese Meldepflicht des Arbeitnehmers bleibt bestehen!). Diese Pflicht gilt auch für jede Folgeerkrankung.

·         Der Arbeitgeber muss dann aktiv werden. Der Arbeitgeber fragt digital bei der Krankenkasse die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab und bekommt diese digital zugesandt. Wichtig: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird nicht automatisch zugesandt.

Wann kann/sollte der Arbeitgeber die Abfrage bei der Krankenkasse stellen?
Es empfiehlt sich, die Abfrage bei der Krankenkasse erst einen Tag nach dem Arztbesuch zu stellen. So ist sichergestellt, dass die Meldung des Arztes auch schon bei der Krankenkasse vorliegt.

Wie erfolgt die Abfrage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse?
Die Abfrage muss durch ein elektronisches, zertifiziertes System erfolgen. Häufig verfügen die Lohnabrechnungssysteme über entsprechende Schnittschnellen, um die Abfrage vorzunehmen. Möglich ist aber auch eine Abfrage per sv.net oder über zertifizierte Zeiterfassungssysteme.

Welche Regelungen gelten bei fortgesetzter Arbeitsunfähigkeit?
Hier muss sich der Arbeitnehmer kurz vor Ablauf der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber melden und mitteilen, dass die Arbeitsunfähigkeit fortdauert. Der Arbeitgeber sollte dann wieder die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse anfordern. Die Krankenkasse sendet auch diese nicht automatisch zu.

Was gilt bei Arbeitnehmern, die länger als sechs Wochen krank sind und bereits Krankengeld erhalten?
Im Falle von Krankengeldbezug meldet sich die Krankenkasse automatisch und teilt das Ende der Arbeitsunfähigkeit mit. Unabhängig davon sollte der Arbeitgeber von sich aus in regelmäßigen Abständen bei der Krankenkasse Abfragen starten, um beurteilen zu können, ob er mit dem Mitarbeiter*in rechnen kann oder Ersatzpersonal einzuplanen ist.

Was gilt, wenn das Kind krank ist und Arbeitnehmer deshalb nicht zur Arbeit kommen?
Bei Erkrankung des Kindes gibt es noch keine elektronische Bescheinigung. Hier bleibt es bei einer ärztlichen Papierbescheinigung, die beim Arbeitgeber vorgelegt werden muss.

Kann ich auch mein Lohnbüro oder einen externen Dienstleister mit der Abfrage bei der Krankenkasse beauftragen?
Ja, das ist möglich.

Was gilt bei Neueinstellungen und Krankheit in den ersten vier Wochen?
In den ersten vier Wochen eines Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber nicht zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Die Rechtslage hat sich nicht verändert. Unabhängig davon gelten im Übrigen aber auch die Regelungen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Gelten die Regelungen auch für Privatversicherte und für im Ausland festgestellte Erkrankungen?
Nein, dort bleibt es weiterhin bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform.

Was gilt bei Minijobbern?
Für Minijobber gelten die Regelungen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ebenso.
Das Problem ist häufig jedoch, dass dem Arbeitgeber oftmals die Krankenkasse des Minijobbers gar nicht bekannt ist. Die zuständige Krankenkasse sollte daher bei den Minijobbern abgefragt werden, um im Falle von Krankheit dort die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abfragen zu können. Die Abfrage ist an die Krankasse zu richten, nicht an die Minijob-Zentrale.

Umfangreiche Informationen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung werden auf den Websites der Krankenkassen zur Verfügung gestellt.